Informativa sul trattamento dei dati dei segnalanti

Ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 in materia di protezione dei Dati Personali (il
"Regolamento Privacy") e del Decreto Legislativo n. 196/2003, come da ultimo modificato dal
Decreto Legislativo n. 101/2018 (il "Codice Privacy"), La informiamo che le informazioni e i dati
personali eventualmente forniti nell'ambito della procedura di segnalazione c.d. whistleblowing (la
"Procedura di Segnalazione") da Lei prescelta saranno trattati da Tenda Sistem Srl ,P.I.07556120723,
con Via Giorgio Almirante, 15/17 in Via Giorgio Almirante, 15/17 indirizzo di posta elettronica
amministrazione@tendasistem.eu, Tel.: 080 783 9005 e rappresentata dal legale rappresentante p.t.
in qualità di titolare del trattamento (di seguito “il Titolare”), in conformità alla presente informativa
("Informativa").

Il Titolare del trattamento dei dati è contattabile nella seguente modalità:

 tramite email all’indirizzo amministrazione@tendasistem.eu;

1. Tipologie di dati trattati, finalità e basi giuridiche del trattamento

1.1. I dati personali trattati nell’ambito della Procedura di Segnalazione saranno i Suoi dati

identificativi, quale soggetto segnalante, le informazioni inerenti la condotta lamentata ed
eventuali altri dati da Lei volontariamente trasmessi durante la Procedura di Segnalazione a
seconda del tipo di segnalazione effettuata o che siano rilevanti sulla base dell’evento
segnalato (di seguito i "Dati Personali"). In ogni caso, vengono trattati solo quei Dati
Personali strettamente ed oggettivamente necessari per verificare la fondatezza della
segnalazione e procedere alla risoluzione della stessa. Le segnalazioni possono essere
effettuate anche in forma anonima, purché adeguatamente documentate.

1.2. Il trattamento dei Dati Personali dei soggetti segnalanti (gli “Interessati”) sarà effettuato per
le seguenti finalità:

1.2.1. per scopi strettamente ed oggettivamente necessari all’applicazione ed alla

gestione della Procedura di Segnalazione, ivi inclusa la verifica dei fatti oggetto
della segnalazione, la risoluzione della segnalazione, la predisposizione del
riscontro e l’adozione di eventuali misure di ristoro o di sostegno per i soggetti
segnalanti, nonché per dare riscontro a domande e quesiti formulati dagli
Interessati in merito alla compliance aziendale e l’elaborazione di report relativi
alla Procedura di Segnalazione stessa (le “Finalità di Gestione della
Segnalazione”);

1.2.2. per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa,

nazionale e/o comunitaria, incluso quanto previsto dal Decreto Legislativo n.
24/2023 (c.d. “Decreto Whistleblowing”) in attuazione della Direttiva (UE)
2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del
diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone
che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (le “Finalità di
Legge”);

1.2.3. per far valere o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria e garantire la

corretta gestione aziendale, anche attraverso l’implementazione delle policy e
procedure interne, minimizzando i rischi di possibili responsabilità, danni o

contestazioni , per il periodo strettamente necessario alla tutela dei diritti
medesimi (le “Finalità di Legittimo Interesse”).

1.3. Il trattamento dei Dati Personali per le Finalità di Gestione della Segnalazione e di Legge è

effettuato ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del Regolamento Privacy al fine di
gestire e di conformarsi con gli obblighi di legge applicabili in relazione specificatamente alla
Procedura di Segnalazione e fornire riscontro alle segnalazioni ricevute nei limiti di quanto
disposto dal Decreto Whistleblowing. Il trattamento dei Dati Personali per tali finalità è quindi
obbligatorio per consentire al Titolare di ottemperare alla normativa in materia.

1.4. Il trattamento dei Dati Personali per le Finalità di Legittimo Interesse, invece, è effettuato ai

sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del Regolamento Privacy per il perseguimento
dell'interesse legittimo del Titolare che è equamente bilanciato con l’interesse legittimo
dell’Interessato, in quanto l'attività di trattamento dei Dati Personali è limitata a quanto
strettamente necessario per l'esercizio dei diritti sopra indicati. Il trattamento per tali Finalità
di Legittimo Interesse non è obbligatorio e l’Interessato potrà opporsi a detto trattamento con
le modalità di cui alla presente Informativa, ma qualora l’Interessato si opponesse a detto
trattamento i suoi Dati Personali non potranno essere utilizzati per le Finalità di Legittimo
Interesse, fatto salvo il caso in cui il Titolare dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti
prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento Privacy.

1.5. Le segnalazioni non saranno in alcun caso utilizzate dal Titolare per finalità discriminatorie o

ritorsive nei confronti degli Interessati.

2. Modalità del trattamento e tempi di conservazione dei Dati Personali

2.1. I Dati Personali saranno trattati con strumenti manuali o informatici, idonei a garantirne la

sicurezza, la riservatezza e ad evitare accessi non autorizzati, diffusione, modifiche e
sottrazioni dei dati, grazie all'adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche, fisiche ed
organizzative, nel rispetto della normativa sopra richiamata e dei connessi obblighi di
riservatezza e, comunque, secondo le finalità e le modalità riportate nella presente
Informativa.

2.2. In particolare, i sistemi informatici adottati per le Procedure di Segnalazione, saranno

configurati in maniera tale da evitare accessi non autorizzati ed i soggetti incaricati della
ricezione, disamina, gestione e riscontro delle segnalazioni saranno nominati quali
responsabili od individuati quali incaricati del trattamento ed assicureranno la completa
riservatezza dei Dati Personali forniti nel rispetto delle misure di sicurezza più appropriate ed
a tale scopo adottate dal Titolare.

2.3. Si informa sin da ora che i Dati Personali e, in particolare, l’identità dell’Interessato o altre

informazioni che possano rivelare l’identità del segnalante raccolte in caso di segnalazione
non nominativa, saranno mantenuti strettamente riservati e confidenziali e non saranno resi
conoscibili a soggetti terzi diversi da quelli preposti alla gestione della Procedura di
Segnalazione e indicati al successivo paragrafo 3.

2.4. I Dati Personali saranno trattati per i tempi strettamente ed oggettivamente indispensabili al

raggiungimento delle finalità di cui al punto 1.2. sopra. In ogni caso, i Dati Personali vengono
conservati per i 10 anni successivi alla comunicazione dell'esito finale della Procedura di
Segnalazione, fatti salvi i casi nei quali la conservazione per un periodo successivo sia

richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della
normativa applicabile.

3. Categorie di soggetti ai quali i Dati Personali possono essere comunicati o che possono

venirne a conoscenza e trasferimento dei Dati Personali all'estero

3.1. Fermo restando quanto precisato al precedente paragrafo 2, per il perseguimento delle finalità

di cui al punto 1.2. sopra e, comunque, nei limiti di cui alla presente Informativa - anche in
considerazione della natura e/o della gravità della violazione segnalata -, i Dati Personali
potranno essere comunicati ad a terzi che li tratteranno in qualità di responsabili (esterni) del
trattamento dei Dati Personali ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento Privacy, nonché ai
soggetti e/o alle autorità competenti, anche ai fini dello svolgimento delle indagini e/o dei
successivi procedimenti giudiziari, eventualmente avviati all’esito delle verifiche svolte
nell’ambito della Procedura di Segnalazione.

3.2. In ogni caso, il Titolare fornisce ai responsabili ed agli incaricati eventualmente nominati

adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione delle misure di
sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei Dati Personali.

3.3. I Dati Personali non saranno trasferiti in Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo ma

saranno conservati su server/database del Titolare ubicati all’interno del territorio dell’Unione
Europea. Ove il Titolare trasferisca i Dati Personali in Paesi situati al di fuori dello Spazio
economico europeo, questa provvederà al trasferimento, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie
appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, come le clausole contrattuali tipo di
protezione dei dati, ai sensi della normativa applicabile e, in particolare, degli articoli 45 e 46
del Regolamento Privacy.

4. Diritti dell’interessato

4.1. Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento Privacy, l’Interessato potrà esercitare,

in qualsiasi momento, i seguenti diritti in relazione al trattamento dei Dati Personali:
(a) ottenere la conferma dell'esistenza di Dati Personali che lo riguardano presso il Titolare

ed essere informato circa il contenuto e la fonte dei Dati Personali;
(b) conoscere l'origine dei Dati Personali, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché

la logica applicata ad eventuali trattamenti effettuati mediante processi decisionali
automatizzati;

(d) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei DatiPersonali
eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al
trattamento;

(e) chiedere al Titolare la limitazione del trattamento dei Dati Personali che lo
riguardano qualora

• l’Interessato contesti l'esattezza dei Dati Personali, per il periodo necessario
al Titolare per verificare l'esattezza di tali Dati Personali;
• il trattamento sia illecito e l’Interessato si opponga alla cancellazione dei Dati
Personali e chieda che ne sia limitato l'utilizzo;
• i Dati Personali siano necessari all’Interessato per l'accertamento, l'esercizio o
la difesa di un diritto in sede giudiziaria, benché il Titolare non ne abbia più
bisogno ai fini del trattamento;
• l’Interessato si sia opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21 del
Regolamento Privacy, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza
dei motivi legittimi del Titolare rispetto ai diritti e libertà dell’Interessato;

(f) opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei propri Dati Personali per finalità
di Interesse Legittimo, fatto salvo il caso in cui il Titolare abbia motivi legittimi
prevalenti o l'esigenza di far valere o difendere un diritto in un eventuale procedimento
giudiziario;
(g) chiedere la cancellazione dei Dati Personali che riguardano l’Interessato senza
ingiustificato ritardo;
(h) ottenere una copia in formato elettronico dei propri Dati Personali, allorché
l’Interessato intenda ricevere i Dati Personali che lo riguardano ovvero trasmetterli a un
diverso titolare del trattamento, nelle ipotesi in cui il Titolare effettui il trattamento dei
Dati Personali sulla base di un contratto, del Suo consenso o i Dati Personali siano
trattati mediante strumenti automatizzati.

4.2. Ai sensi dell'articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso i diritti anzidetti

riferiti ai Dati Personali dell’Interessato possono essere esercitati da chi ha un interesse
proprio o agisce in sua tutela in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli
di protezione. L’Interessato può vietare espressamente l'esercizio di alcuni dei diritti
sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una dichiarazione scritta al Titolare
all'indirizzo di posta elettronica del Responsabile della protezione dei dati. La
dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.

4.3. Fermo restando quanto precede, ai sensi degli articoli 2-undecies del Codice Privacy e

12 del Decreto Whistleblowing, i diritti di cui al punto 4.1. sopra non potranno essere
esercitati qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e
concreto alla riservatezza dell'identità dell’Interessato che segnali una violazione di cui
sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro con il Titolare o in
ragione delle funzioni svolte per quest’ultima. Inoltre, qualora sussista il concreto
rischio che la comunicazione delle informazioni indicate al precedente punto 4.1. possa
compromettere le verifiche in corso o, in generale, il corretto svolgimento della
Procedura di Segnalazione, il riscontro all’Interessato sarà fornito solo successivamente
alla cessazione di tale rischio.

4.4. Per esercitare i diritti di cui ai punti 4.1. e 4.2. che precedono, l’Interessato potrà

rivolgersi, in qualsiasi momento, al Titolare contattabile tramite:

 email all’indirizzo amministrazione@tendasistem.eu

Informativa sul trattamento dei soggetti
segnalati

Ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 in materia di protezione dei Dati Personali (il
"Regolamento Privacy") e del Decreto Legislativo n. 196/2003, come da ultimo modificato
dal Decreto Legislativo n. 101/2018 (il "Codice Privacy"), La informiamo che le
informazioni e i dati personali eventualmente forniti nell'ambito della procedura di
segnalazione c.d. whistleblowing (la "Procedura di Segnalazione") da Lei prescelta saranno
trattati da Tenda Sistem Srl ,P.I.07556120723, con Via Giorgio Almirante, 15/17 in Via
Giorgio Almirante, 15/17 indirizzo di posta elettronica amministrazione@tendasistem.eu,
Tel.: 080 783 9005 e rappresentata dal legale rappresentante p.t. in qualità di titolare del
trattamento (di seguito “il Titolare”), in conformità alla presente informativa
("Informativa").

Il Titolare del trattamento dei dati è contattabile nella seguente modalità:

 tramite email all’indirizzo amministrazione@tendasistem.eu;

1. Tipologie di dati trattati, finalità e basi giuridiche del trattamento

1.1. I dati personali trattati nell’ambito della Procedura di Segnalazione saranno i dati identificativi

del soggetto segnalato, le informazioni inerenti la condotta lamentata ed eventuali altri dati
trasmessi durante la Procedura di Segnalazione a seconda del tipo di segnalazione effettuata o
che siano rilevanti sulla base dell’evento segnalato (di seguito i "Dati Personali"). In ogni caso,
vengono trattati solo quei Dati Personali strettamente ed oggettivamente necessari per verificare
la fondatezza della segnalazione e procedere alla risoluzione della stessa. Nel caso venissero
raccolti, anche accidentalmente, Dati Personali manifestamente non necessari per la gestione
della segnalazione, tali Dati Personali saranno cancellati immediatamente. Le segnalazioni
possono essere effettuate anche in forma anonima; tuttavia, esse sono oggetto di valutazione
solo se adeguatamente documentate.

1.2. Il trattamento dei Dati Personali dei soggetti segnalati (gli “Interessati”) sarà effettuato per le

seguenti finalità:

1.2.1. per scopi strettamente ed oggettivamente necessari all’applicazione ed alla gestione
della Procedura di Segnalazione, ivi inclusa la verifica dei fatti oggetto della
segnalazione, la risoluzione della segnalazione, la predisposizione del riscontro e
l’adozione di eventuali misure di ristoro o di sostegno per i soggetti segnalanti,
nonché per l’elaborazione di report relativi alla Procedura di Segnalazione stessa
(le “Finalità di Gestione della Segnalazione”);

1.2.2. per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa,

nazionale e/o comunitaria, incluso quanto previsto dal Decreto Legislativo n.
24/2023 (c.d. “Decreto Whistleblowing”) in attuazione della Direttiva (UE)
2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del
diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che
segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (le “Finalità di
Legge”);

1.2.3. per far valere o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria e garantire la

corretta gestione aziendale, anche attraverso l’implementazione delle policy e
procedure interne minimizzando i rischi di possibili responsabilità, danni o
contestazioni nei confronti del Titolare, per il periodo strettamente necessario alla
tutela dei diritti medesimi (le “Finalità di Legittimo Interesse”).

1.3. Il trattamento dei Dati Personali per le Finalità di Gestione della Segnalazione e di Legge è
effettuato ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del Regolamento Privacy al fine di
conformarsi all’obbligo di legge relativo alla Procedura di Segnalazione e fornire riscontro alle
segnalazioni ricevute nei limiti di quanto disposto dal Decreto Whistleblowing. Il trattamento
dei Dati Personali per tali finalità è quindi obbligatorio per consentire al Titolare di ottemperare
alla normativa in materia.

1.4. Il trattamento dei Dati Personali per le Finalità di Legittimo Interesse, invece, è effettuato ai

sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del Regolamento Privacy per il perseguimento
dell'interesse legittimo del Titolare che è equamente bilanciato con l’interesse legittimo
dell’Interessato, in quanto l'attività di trattamento dei Dati Personali è limitata a quanto
strettamente necessario per l'esercizio dei diritti sopra indicati. Il trattamento per tali Finalità di
Legittimo Interesse non è obbligatorio e l’Interessato potrà opporsi a detto trattamento con le
modalità di cui alla presente Informativa, ma qualora l’Interessato si opponesse a detto
trattamento i suoi Dati Personali non potranno essere utilizzati per le Finalità di Legittimo
Interesse, fatto salvo il caso in cui il Titolare dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti
prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento Privacy.

2. Modalità del trattamento e tempi di conservazione dei Dati Personali

2.1. I Dati Personali saranno trattati con strumenti manuali o informatici, idonei a garantirne la

sicurezza, la riservatezza e ad evitare accessi non autorizzati, diffusione, modifiche e sottrazioni
dei dati, grazie all'adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche, fisiche ed organizzative,
nel rispetto della normativa sopra richiamata e dei connessi obblighi di riservatezza e,
comunque, secondo le finalità e le modalità riportate nella presente Informativa.

2.2. In particolare, i sistemi informatici adottati per le Procedure di Segnalazione saranno configurati

in maniera tale da evitare accessi non autorizzati ed i soggetti incaricati della ricezione,
disamina, gestione e riscontro delle segnalazioni saranno nominati quali responsabili od
individuati quali incaricati del trattamento ed assicureranno la completa riservatezza dei Dati
Personali forniti nel rispetto delle misure di sicurezza più appropriate ed a tale scopo adottate dal
Titolare.

2.3. I Dati Personali saranno trattati per i tempi strettamente ed oggettivamente indispensabili al

3. Categorie di soggetti ai quali i Dati Personali possono essere comunicati o che

possono venirne a conoscenza e trasferimento dei Dati Personali all'estero

3.1. Fermo restando quanto precisato al precedente paragrafo 2, per il perseguimento delle finalità
di cui al punto 1.2. sopra e, comunque, nei limiti di cui alla presente Informativa - anche in
considerazione della natura e/o della gravità della violazione segnalata -, i Dati Personali
potranno essere comunicati a terzi, che li tratteranno in qualità di responsabili (esterni) del
trattamento dei Dati Personali ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento Privacy, nonché ai
soggetti e/o alle autorità competenti, anche ai fini dello svolgimento delle indagini e/o
successivi procedimenti giudiziari, eventualmente avviati all'esito delle verifiche svolte
nell'ambito della Procedura di Segnalazione.

3.2. In ogni caso, il Titolare fornisce ai responsabili ed agli incaricati eventualmente nominati
adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione delle misure di sicurezza,
al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei Dati Personali. Un elenco completo
dei responsabili del trattamento è disponibile presso la sede del Titolare.

3.3. I Dati Personali non saranno trasferiti in Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo ma

4. Diritti dell’interessato

4.1. Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento Privacy, l’Interessato potrà esercitare, in

qualsiasi momento, i seguenti diritti in relazione al trattamento dei Dati Personali:
(a) ottenere la conferma dell'esistenza di Dati Personali che lo riguardano presso il Titolare ed

essere informato circa il contenuto e la fonte dei Dati Personali;
(b) conoscere l'origine dei Dati Personali, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché

la logica applicata ad eventuali trattamenti effettuati mediante processi decisionali
automatizzati;

(d) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati
eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al
trattamento;

(e) chiedere al Titolare la limitazione del trattamento dei Dati Personali che lo riguardano
qualora

• l’Interessato contesti l'esattezza dei Dati Personali, per il periodo necessario al Titolare
per verificare l'esattezza di tali dati;
• il trattamento sia illecito e l’Interessato si opponga alla cancellazione dei Dati
Personali e chieda che ne sia limitato l'utilizzo;
• i Dati Personali siano necessari all’Interessato per l'accertamento, l'esercizio o la
difesa di un diritto in sede giudiziaria, benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai
fini del trattamento;
• l’Interessato si sia opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21 del Regolamento
Privacy, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi
del Titolare rispetto ai diritti e libertà dell’Interessato;

(f) opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei propri Dati Personali per finalità di
Interesse Legittimo, fatto salvo il caso in cui il Titolare abbia motivi legittimi prevalenti o
l'esigenza di far valere o difendere un diritto in un eventuale procedimento giudiziario;
(g) chiedere la cancellazione dei Dati Personali che riguardano l’Interessato senza ingiustificato
ritardo;
(h) ottenere una copia in formato elettronico dei propri Dati Personali, allorché l’Interessato
intenda ricevere i Dati Personali che lo riguardano ovvero trasmetterli a un diverso titolare del
trattamento, nelle ipotesi in cui il Titolare effettui il trattamento dei Dati Personali sulla base di
un contratto, del suo consenso o i Dati Personali siano trattati mediante strumenti automatizzati.

4.2. Ai sensi dell'articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso i diritti anzidetti riferiti ai Dati
Personali dell’Interessato possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce in sua tutela
in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’Interessato può vietare
espressamente l'esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una
dichiarazione scritta al Titolare all'indirizzo di posta elettronica del Responsabile della protezione dei
dati. La dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.

4.3. Fermo restando quanto precede, ai sensi degli articoli 2-undecies del Codice Privacy e 12 del Decreto

Whistleblowing, i diritti di cui al punto 4.1. sopra non potranno essere esercitati qualora dall'esercizio di
tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del soggetto
che segnali una violazione di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro con
il Titolare o delle funzioni svolte per quest’ultima. Inoltre, qualora sussista il concreto rischio che la
comunicazione delle informazioni indicate al precedente punto 4.1. possa compromettere le verifiche
in corso o, in generale, il corretto svolgimento della Procedura di Segnalazione, il riscontro
all’Interessato sarà fornito solo successivamente alla cessazione di tale rischio. In ogni caso, il soggetto
segnalato non potrà avere accesso all’identità del soggetto segnalante ma esclusivamente al merito della
segnalazione.

4.4. Per esercitare i diritti di cui ai punti 4.1. e 4.2. che precedono, l’Interessato potrà rivolgersi,

in qualsiasi momento, al Titolare contattabile tramite:

 email all’indirizzo amministrazione@tendasistem.eu.